Ahorro potente y control

El módulo de compras de SFUN gestiona de forma integral todo el ciclo de abastecimiento, desde la detección de la necesidad inicial hasta el pago final al proveedor. Cada etapa está diseñada para asegurar disponibilidad oportuna, control de calidad y cumplimiento de condiciones comerciales, sin fricciones ni reprocesos.

Pensado específicamente para el sector funerario, el sistema cubre tanto productos estándar como servicios especializados, permitiendo comparar proveedores, controlar costos y evitar compras innecesarias o urgentes. El resultado es un ahorro real y sostenido, mayor orden operativo y una gestión de compras profesional que impacta directamente en la rentabilidad y la continuidad del servicio.

 

Adquisiciones y Abastecimiento

Registra y centraliza la información clave de cada proveedor —razón social, NIT, direcciones y contactos— en un solo lugar, asegurando orden y trazabilidad. Clasifícalos por tipo de operación: productos, servicios o mixtos, adaptando la gestión a la realidad de tu operación funeraria.

Además, agrúpalos por nivel de criticidad para priorizar atención, anticipar contingencias y garantizar continuidad operativa. Esto te permite tomar decisiones más rápidas, reducir riesgos y mantener un servicio confiable, incluso en los momentos más sensibles.

  • Calidad: defectos y cumplimiento de especificaciones.
  • Puntualidad: entregas a tiempo vs. retrasos.
  • Servicio: respuesta, flexibilidad y comunicación.
  • Precio: comparación con mercado y competidores.

Configura fácilmente condiciones de pago flexibles —30, 60 o 90 días— junto con descuentos, incoterms y garantías, asegurando acuerdos claros y alineados con tu flujo financiero. Todo queda definido y documentado desde el inicio, sin ambigüedades ni riesgos ocultos.

Para servicios críticos, el sistema permite establecer SLAs exigentes como disponibilidad 24/7 y tiempos de respuesta definidos, monitoreando automáticamente su cumplimiento y aplicando penalizaciones cuando corresponda. El resultado es mayor control, menos incumplimientos y una relación con proveedores más profesional y rentable.

Controla permisos sanitarios, ambientales y licencias especiales. Avisa vencimientos y bloquea proveedores sin documentación vigente. Archiva soportes para verificación y auditoría.

Requisiciones de compra

Generación

Se crean por reorden de inventario, solicitud manual o desde servicios. Valida stock disponible y sugiere transferencias internas antes de comprar. Define qué, cuánto, cuándo y para qué centro de costo.

Aprobaciones

Flujos por monto, tipo y urgencia. Automáticas para montos bajos; escaladas para compras estratégicas. Muestra presupuesto, historial y proveedores sugeridos al aprobador.

Consolidación

Agrupa requisiciones similares por sede o fecha. Mejora negociación y reduce costos logísticos. Respeta fechas requeridas y puntos de entrega.

Solicitudes de cotización (RFQ)

Proceso de RFQ

Invita 3–5 proveedores adecuados por capacidad y certificaciones. Especifica cantidades, especificaciones, fechas, lugar y términos.

Responden en un entorno seguro, sin correos dispersos. Pueden hacer consultas, adjuntar soportes y actualizar ofertas hasta el cierre.

Tablas lado a lado: precio total, tiempos, pagos y garantías. Pondera costo total (compra, transporte, almacenamiento) y elige la mejor opción.

Órdenes de compra

Creación y términos

Se generan desde RFQ ganadora, requisición aprobada o compra directa. Incluyen descripciones claras, unidades, precios, impuestos y fechas. Términos legales: calidad, penalizaciones, cancelación, confidencialidad y cumplimiento sectorial.

Versionado con historial de modificaciones y aprobaciones. El proveedor confirma cada cambio para evitar discrepancias.

Gestión de entregas

Recepción de mercancías

Verifica cantidad y calidad contra la orden. Permite recepciones parciales y controla pendientes.

Control de calidad

Planes de muestreo por criticidad y tamaño de lote. Registra rechazos con evidencia y activa resolución (reemplazo, crédito o descuento).

Recepción de servicios

Valida cumplimiento y documentación antes del pago. Aplica a cremación, flores, transporte y servicios continuos.

Gestión de contratos

Contratos marco y de servicio

Fijan precios, volúmenes y vigencia para compras recurrentes. Definen alcance, SLAs y tarifas para servicios continuos. El sistema monitorea uso, renovaciones y desempeño.

Garantías

Registra cobertura, plazos y proceso de reclamo. Alerta vencimientos y controla resoluciones con el proveedor.

 Facturación de compras

Recepción y validación

Recibe facturas por portal, email, papel o EDI. OCR y reglas validan orden, recepción y duplicados (tres vías).

Aprobaciones y notas

Flujos por monto y tipo; automáticos para recurrentes dentro de rango. Gestiona notas crédito/débito con trazabilidad a la factura original.

Análisis de compras

Spend analysis

Gasto por categoría, proveedor y centro de costo. Identifica Pareto Maverick spending y oportunidades de consolidación..

Precios y benchmarking

Sigue la evolución de precios y compara con referencias. Proyecta presupuestos y detecta variaciones anómalas.

Análisis de proveedores

Segmenta por volumen, desempeño y riesgo. Define estrategias: estratégicos, tácticos y diversificación.

Automatización y optimización

Reposición automática

Calcula puntos de reorden por lead time, variabilidad y costo de quiebre. Genera órdenes a proveedores preaprobados.

Subastas reversas y catálogos

Competencia en tiempo real para commodities. Catálogos punch-out e internos con productos aprobados y precios vigentes.

Integración e interfaces

Finanzas y presupuesto

Integra con cuentas por pagar: orden → recepción → factura → pago. Control presupuestal por compromiso, ejecución y variaciones.

Operaciones

Verifica y reserva insumos para servicios funerarios. Sincroniza compras de repuestos con mantenimiento preventivo.

Reportes y analytics

Operativos y gerenciales

  • Órdenes emitidas, entregas esperadas y facturas pendientes.
  • Ahorro, cumplimiento de presupuesto y ciclo de compra.

Predictivo

Proyecta demanda y precios con modelos basados en historial y tendencias. Anticipa riesgos de proveedores y activa planes de contingencia.