El módulo de compras de SFUN gestiona el ciclo completo de abastecimiento. Desde la necesidad inicial hasta el pago al proveedor, asegura disponibilidad, calidad y ahorro. Diseñado para el sector funerario, cubre productos estándar y servicios especializados.

Sistema integral de adquisiciones y abastecimiento

Centraliza requisiciones, cotizaciones, órdenes, recepciones, facturas y análisis. Automatiza tareas repetitivas y mantiene trazabilidad total para auditorías. La información fluye al inventario, servicios y finanzas en tiempo real.

Gestión de proveedores

Maestro de proveedores

Registra razón social, NIT, direcciones y contactos. Clasifica por tipo: productos, servicios o mixtos. Agrupa por criticidad para priorizar atención y contingencias.

Evaluación continua

  • Calidad: defectos y cumplimiento de especificaciones.
  • Puntualidad: entregas a tiempo vs. retrasos.
  • Servicio: respuesta, flexibilidad y comunicación.
  • Precio: comparación con mercado y competidores.

Los scorecards ponderados guían decisiones objetivas y volumen asignado.

Términos comerciales y SLAs

Configura pagos (30/60/90 días), descuentos, incoterms y garantías. Define SLAs para servicios críticos (disponibilidad 24/7, tiempos de respuesta). El sistema monitorea cumplimiento y penalizaciones cuando aplique.

Certificaciones y compliance

Controla permisos sanitarios, ambientales y licencias especiales. Avisa vencimientos y bloquea proveedores sin documentación vigente. Archiva soportes para verificación y auditoría.

Requisiciones de compra

Generación

Se crean por reorden de inventario, solicitud manual o desde servicios. Valida stock disponible y sugiere transferencias internas antes de comprar. Define qué, cuánto, cuándo y para qué centro de costo.

Aprobaciones

Flujos por monto, tipo y urgencia. Automáticas para montos bajos; escaladas para compras estratégicas. Muestra presupuesto, historial y proveedores sugeridos al aprobador.

Consolidación

Agrupa requisiciones similares por sede o fecha. Mejora negociación y reduce costos logísticos. Respeta fechas requeridas y puntos de entrega.

Solicitudes de cotización (RFQ)

Proceso de RFQ

Invita 3–5 proveedores adecuados por capacidad y certificaciones. Especifica cantidades, especificaciones, fechas, lugar y términos.

Portal de proveedores

Responden en un entorno seguro, sin correos dispersos. Pueden hacer consultas, adjuntar soportes y actualizar ofertas hasta el cierre.

Evaluación comparativa

Tablas lado a lado: precio total, tiempos, pagos y garantías. Pondera costo total (compra, transporte, almacenamiento) y elige la mejor opción.

Órdenes de compra

Creación y términos

Se generan desde RFQ ganadora, requisición aprobada o compra directa. Incluyen descripciones claras, unidades, precios, impuestos y fechas. Términos legales: calidad, penalizaciones, cancelación, confidencialidad y cumplimiento sectorial.

Gestión de cambios

Versionado con historial de modificaciones y aprobaciones. El proveedor confirma cada cambio para evitar discrepancias.

Gestión de entregas

Recepción de mercancías

Verifica cantidad y calidad contra la orden. Permite recepciones parciales y controla pendientes.

Control de calidad

Planes de muestreo por criticidad y tamaño de lote. Registra rechazos con evidencia y activa resolución (reemplazo, crédito o descuento).

Recepción de servicios

Valida cumplimiento y documentación antes del pago. Aplica a cremación, flores, transporte y servicios continuos.

Gestión de contratos

Contratos marco y de servicio

Fijan precios, volúmenes y vigencia para compras recurrentes. Definen alcance, SLAs y tarifas para servicios continuos. El sistema monitorea uso, renovaciones y desempeño.

Garantías

Registra cobertura, plazos y proceso de reclamo. Alerta vencimientos y controla resoluciones con el proveedor.

Facturación de compras

Recepción y validación

Recibe facturas por portal, email, papel o EDI. OCR y reglas validan orden, recepción y duplicados (tres vías).

Aprobaciones y notas

Flujos por monto y tipo; automáticos para recurrentes dentro de rango. Gestiona notas crédito/débito con trazabilidad a la factura original.

Análisis de compras

Spend analysis

Gasto por categoría, proveedor y centro de costo. Identifica Pareto, maverick spends y oportunidades de consolidación.

Precios y benchmarking

Sigue la evolución de precios y compara con referencias. Proyecta presupuestos y detecta variaciones anómalas.

Análisis de proveedores

Segmenta por volumen, desempeño y riesgo. Define estrategias: estratégicos, tácticos y diversificación.

Automatización y optimización

Reposición automática

Calcula puntos de reorden por lead time, variabilidad y costo de quiebre. Genera órdenes a proveedores preaprobados.

Subastas reversas y catálogos

Competencia en tiempo real para commodities. Catálogos punch-out e internos con productos aprobados y precios vigentes.

Integración e interfaces

Finanzas y presupuesto

Integra con cuentas por pagar: orden → recepción → factura → pago. Control presupuestal por compromiso, ejecución y variaciones.

Operaciones

Verifica y reserva insumos para servicios funerarios. Sincroniza compras de repuestos con mantenimiento preventivo.

Reportes y analytics

Operativos y gerenciales

  • Órdenes emitidas, entregas esperadas y facturas pendientes.
  • Ahorro, cumplimiento de presupuesto y ciclo de compra.

Predictivo

Proyecta demanda y precios con modelos basados en historial y tendencias. Anticipa riesgos de proveedores y activa planes de contingencia.

Conclusión

SFUN ofrece una gestión de compras completa y trazable. Asegura disponibilidad, reduce costos y mejora la calidad del servicio. Conecta compras con inventario, operaciones y finanzas para decidir mejor.