Plataforma de nueva generación
Zigna representa la evolución de la firma digital diseñada específicamente para el sector funerario. Permite firmar contratos y documentos de manera ágil, segura y con plena validez legal, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Convierte procesos tradicionalmente lentos, presenciales y burocráticos en flujos digitales simples y eficientes, reduciendo tiempos y fricciones operativas.Todo el proceso está pensado para respetar la sensibilidad del momento que viven las familias, ofreciendo una experiencia clara, humana y sin complicaciones, mientras garantiza cumplimiento normativo, trazabilidad y seguridad jurídica para la funeraria.
Firma digital con validez legal
Cumplimiento normativo colombiano
Zigna cumple la ley 527 de 1999 y decretos reglamentarios de Colombia. Genera firmas electrónicas avanzadas con igual validez legal que una firma manuscrita. Usa certificados digitales cuando se requiere el máximo nivel de seguridad.Cada firma incluye elementos como hora legal colombiana, hash criptográfico del documento, datos verificados del firmante y certificado validable ante autoridades. Esto es esencial en documentos funerarios con alto valor legal.
Autenticación multifactor
Verifica la identidad mediante SMS, email, biometría, preguntas de seguridad o validación con documento de identidad. Así evita suplantaciones y asegura que solo personas autorizadas firmen.En casos de representación, como familiares que firman por otros, Zigna verifica poderes y autorizaciones. Identifica menores o personas con restricciones legales y aplica la normativa correspondiente.
Proceso de firma optimizado
Preparación de documentos
Permite cargar contratos, autorizaciones u otros documentos en PDF, Word o imagen. Los convierte al formato ideal para firma, conservando su diseño y optimizando el tamaño.
Con la función drag-and-drop se definen campos de firma y datos. Se establecen órdenes de firma, campos obligatorios y validaciones para evitar errores.
Envío y notificación
Los documentos se envían por enlaces seguros vía email y SMS. Incluyen contexto, motivos de la firma y fecha límite.
En casos urgentes, se puede firmar presencialmente en tablets o computadoras del personal.
Experiencia de firma
El firmante accede con un enlace único sin crear cuenta. La interfaz es simple y guía paso a paso. Los campos a completar se destacan claramente.
Se puede firmar dibujando con el dedo o mouse, escribiendo el nombre o cargando una imagen de la firma.
Documentos complejos
Maneja contratos con titular, beneficiarios, testigos y representantes de empresa. Admite rutas de firma paralelas o secuenciales. Cada firmante ve solo la parte necesaria.
Permite seguimiento en tiempo real, envía recordatorios y gestiona rechazos según reglas definidas.
Permite adjuntar cédulas, autorizaciones o certificados médicos. Estos se validan y almacenan junto al documento principal.
Se pueden firmar varios documentos en una sola sesión, como contrato, autorización de cremación y cesión de derechos.
Almacenamiento y custodia
Archivo digital seguro
Los documentos firmados se almacenan en un repositorio encriptado de alta seguridad, con copias de respaldo en múltiples ubicaciones para garantizar su disponibilidad y protección. Cada archivo cuenta con un identificador único que facilita su localización, validación y consulta en cualquier momento.
Además, el sistema mantiene un registro completo y auditable de accesos, visualizaciones y cambios realizados, brindando total trazabilidad y cumplimiento normativo. Esto ofrece tranquilidad tanto a la funeraria como a las familias, asegurando integridad documental, confidencialidad y confianza en cada proceso.
Acceso y recuperación
Los documentos están disponibles al instante para los usuarios autorizados a través de un portal seguro, accesible desde cualquier lugar. El personal puede localizarlos fácilmente mediante búsquedas por cliente, fecha, tipo de documento o incluso por contenido gracias a tecnología OCR, reduciendo tiempos y esfuerzos administrativos.
Además, la integración nativa con SFUN permite vincular automáticamente cada documento al expediente del cliente correspondiente. Esto garantiza información siempre organizada, actualizada y accesible, fortaleciendo la continuidad del servicio y la eficiencia operativa en cada etapa del proceso funerario.
Integraciones y ecosistema
APIS abiertas
Permiten crear, enviar, consultar y descargar documentos de forma segura desde otros sistemas integrados, eliminando reprocesos y duplicidad de información. Esta interoperabilidad facilita que los flujos documentales se mantengan ágiles y conectados a lo largo de toda la operación.
Integración con comunicaciones
Envía enlaces de firma de manera flexible a través de WhatsApp, correo electrónico o SMS, según la preferencia de cada cliente, facilitando el acceso y reduciendo tiempos de respuesta. Esta multicanalidad asegura que las familias puedan completar el proceso desde el medio que les resulte más cómodo y familiar.