La DIAN cerró el catálogo a los robots: cómo debe recibir las facturas de sus proveedores un grupo funerario en Colombia

El 28 de julio de 2026 entró a operar un cambio en el catálogo de factura electrónica de la DIAN que dejó sin funcionar procesos de cuentas por pagar en medio país. La opción pública «Buscar documento» ahora exige el número de identificación del emisor o del receptor para consultar un documento, y exige digitarlo otra vez para descargarlo. Y hay algo más: el sistema identifica y bloquea «robots, automatizaciones o agentes de inteligencia artificial que puedan congestionar el sistema», y devuelve el mensaje «Solicitud bloqueada por controles de seguridad».

En muchos grupos funerarios de Colombia esto se sintió como una falla de sistema. El robot que todas las noches bajaba los XML de las facturas de proveedores dejó de traer archivos, y nadie se enteró hasta el cierre. Este artículo sostiene una tesis incómoda: si ese bloqueo rompió su proceso, el problema nunca fue el robot. El problema es que la recepción de facturas de su compañía estaba montada sobre un portal público de consulta, cuando la norma colombiana obliga a su proveedor a entregarle el documento por un canal que usted mismo define. El bloqueo no le quitó una capacidad: le hizo visible una deuda de proceso que ya tenía.

Qué cambió exactamente el 28 de julio de 2026 (y qué no cambió)

La DIAN lo comunicó el 23 de julio de 2026 y lo puso a operar el 28 de julio. Conviene ser preciso, porque en Colombia circularon lecturas exageradas de ambos lados: ni «la DIAN cerró el catálogo» ni «no pasó nada».

Dicho de otro modo: la DIAN no le quitó a su funeraria ninguna facultad legal. Le cerró un atajo técnico que nunca fue el canal previsto para recibir facturas en Colombia. El catálogo es —y siempre fue— un servicio de verificación puntual: sirve para comprobar que un documento concreto existe y fue validado, no para alimentar un proceso de cuentas por pagar de miles de documentos al mes.

Por qué un grupo funerario en Colombia terminó raspando el catálogo

Vale la pena entender cómo se llega ahí, porque el diagnóstico determina el remedio. En los grupos funerarios de Colombia el patrón se repite con una consistencia que ya es diagnóstico:

• La compra está descentralizada por sede. Cada sala de velación compra flores, café, cofres de reposición, transporte y servicios de música. Las facturas llegan a correos de sede, a WhatsApp del administrador, o a nadie.
• La operación es 24/7 y la compra también. Un traslado de madrugada, un servicio adicional un domingo festivo: se resuelve por teléfono y la factura aparece días después, cuando ya nadie recuerda quién autorizó.
• La base de proveedores tiene una cola larguísima. Junto a los tres o cuatro grandes hay decenas de proveedores pequeños: floristerías, músicos, marmolerías, transportadores independientes. Muchos ni siquiera están obligados a facturar.
• El correo de recepción quedó mal configurado y nadie lo revisó. Es el punto ciego más común y el más caro: el buzón que su compañía informó a la DIAN al habilitarse como facturador electrónico está desatendido, o apunta a una persona que ya no trabaja ahí.
• Contabilidad descubre el faltante en el cierre. Y como el cierre no espera, alguien propone lo obvio: «bajemos todo del portal de la DIAN». Ahí nace el robot.

El robot no fue una decisión de arquitectura: fue un parche para tapar un canal de recepción roto. Funcionó mientras el portal lo permitió. El 28 de julio de 2026 dejó de permitirlo, y el hueco quedó a la vista.

La regla que casi nadie aplica: que la DIAN la valide no la hace deducible

Este es el punto de fondo, y está escrito en la norma con todas las letras. La Resolución 000165 del 1.º de noviembre de 2023, que desarrolla el sistema de facturación en Colombia, delimita en su artículo 34 qué alcance tiene la validación de la DIAN. Y el alcance es mucho más estrecho de lo que la mayoría de las áreas contables asume:

No obstante, la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimiento de requisitos de tipo formal y sustancial de los instrumentos objeto de validación, corresponden al facturador electrónico y demás sujetos responsables de su generación, transmisión, expedición y recepción según corresponda. Así mismo, será responsabilidad del adquirente la revisión para efectos de que se cumpla con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y demás disposiciones que exigen requisitos para que los documentos indicados en el presente artículo tengan valor probatorio para efectos tributarios.— Resolución DIAN 000165 de 2023, artículo 34 — Alcance de la validación

Léalo dos veces, porque desarma una creencia muy instalada en Colombia. La validación de la DIAN verifica los requisitos formales del artículo 11 y del anexo técnico: que el XML esté bien armado, que traiga CUFE, que la numeración esté autorizada. No verifica que la compra haya existido, ni que el precio sea el pactado, ni que el bien se haya recibido, ni que el proveedor sea quien dice ser.

Aquí hay una ironía que conviene nombrar: el robot que bajaba documentos del catálogo estaba automatizando la parte que la DIAN ya hizo (¿existe y está validado?) y no la parte que la norma le asigna a usted (¿esto corresponde a una compra real, autorizada, recibida y a precio correcto?). Perdió el atajo y conservó intacto el trabajo de verdad.

La ruta legítima: su proveedor está obligado a entregarle el XML

El artículo 35 de la Resolución 000165 de 2023 resuelve el problema de raíz, y es la parte que más se ignora en Colombia. El deber formal de expedir la factura electrónica solo se entiende cumplido cuando el documento le es entregado al adquirente. No cuando se transmite a la DIAN. No cuando queda en el catálogo. Cuando llega a usted.

Y como su grupo funerario casi con certeza es adquirente facturador electrónico (factura electrónicamente, luego también compra como tal), la norma es todavía más exigente a su favor: el proveedor debe entregarle la factura en el formato electrónico de generación —el XML— junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor «Documento validado por la DIAN», ambos dentro del contenedor electrónico. No basta con un PDF.

La norma incluso protege la legibilidad: el parágrafo 1 del mismo artículo 35 obliga a que las representaciones gráficas se puedan leer, copiar, descargar e imprimir sin tener que acudir a otras fuentes para conseguir aplicaciones. Si un proveedor le manda un enlace a un portal propio que exige registro para ver la factura, no está cumpliendo el estándar que fija la resolución.

El reloj de tres días hábiles: el riesgo que la operación funeraria ignora

Recibir la factura es el principio, no el final. En Colombia corre un reloj que casi ninguna funeraria está mirando, y que no depende de la DIAN sino del Código de Comercio. La Resolución 000085 del 8 de abril de 2022, que desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor (RADIAN), lo transcribe sin ambigüedad:

La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción.— Resolución DIAN 000085 de 2022, que transcribe el artículo 773 del Código de Comercio

Tres días hábiles y la factura queda irrevocablemente aceptada. Con todo lo que eso implica: puede circular como título valor, puede endosarse a un tercero, puede terminar en manos de un fondo de factoring que le va a cobrar a usted, y ya no puede discutir su contenido. Para una compañía funeraria en Colombia, con compras dispersas por sede y aprobaciones que viajan por WhatsApp, tres días hábiles es un plazo brutalmente corto.

La misma resolución enumera los eventos que deben asociarse a la factura para que exista como título valor: acuse de recibo de la factura electrónica de venta —que corresponde al numeral 2 del artículo 774 del Código de Comercio—, recibo del bien o prestación del servicio y aceptación expresa o aceptación tácita, a los que se suma el reclamo cuando hay diferencias. Cada uno tiene su propio código y sus reglas de validación en el anexo técnico RADIAN, que es el documento que su proveedor tecnológico debe implementar.

La cola larga de proveedores: el documento soporte

Hay una parte del gasto funerario que nunca va a aparecer en el catálogo de la DIAN por más que usted lo consulte, y es exactamente la que más dolores de cabeza da en Colombia: las compras a sujetos no obligados a expedir factura. El músico del servicio, la floristería del barrio, el ayudante que abre la bóveda, el transportador independiente.

Para que ese gasto sea deducible, es su compañía la que debe generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar, regulado por la Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021. Es decir: aquí usted no recibe un documento, usted lo emite. Y hay dos modalidades de generación: por cada operación, generando el documento el mismo día de la compra, o de forma acumulada por proveedor, generando un único documento por semana.

Qué le toca al ERP y qué le toca al proveedor tecnológico

Conviene ser honesto con el reparto de responsabilidades, porque muchas compañías compran una cosa creyendo que resuelve la otra. En Colombia, un grupo funerario opera con dos piezas distintas y ninguna sustituye a la otra:

En SFUN el conector de facturación electrónica para Colombia opera hoy sobre la emisión: valida la factura electrónica de venta contra el proveedor tecnológico en el momento en que se confirma, y mantiene las resoluciones de numeración autorizada —incluidas las de documento soporte— con su prefijo, rango y vigencia. El registro de eventos RADIAN y la recepción estructurada de documentos de terceros no forman parte hoy de ese conector: se resuelven con su proveedor tecnológico. Lo decimos explícitamente porque la diferencia importa al presupuestar el proyecto, y porque prometer lo contrario sería fácil y falso.

Donde el ERP sí es insustituible es en el control que la norma le asigna a usted como adquirente: la trazabilidad entre orden de compra, recepción en la sede y factura, que es exactamente el material del artículo 771-2. Ese circuito es el mismo que sostiene el control de compras e inventarios de una operación funeraria y el que después alimenta el cierre contable.

Qué significa esto para sus agentes de inteligencia artificial

Vale la pena detenerse en que la DIAN nombró explícitamente a los «agentes de inteligencia artificial» entre lo que bloquea. Es probablemente la primera vez que una autoridad tributaria de la región los menciona por su nombre en un control de acceso, y deja una lección de arquitectura que va mucho más allá de Colombia.

Un agente que navega portales públicos para hacer su trabajo es frágil por diseño. No falla con un error: falla en silencio, o peor, devuelve datos incompletos que parecen completos. Basta un captcha nuevo, un campo adicional o un cambio de maquetación para que el proceso se degrade sin que nadie se entere hasta el cierre. Y ahora, además, está explícitamente fuera de las reglas de uso del servicio.

Ese es justamente el criterio con el que en SFUN construimos la capa de IA sobre el ERP: los agentes operan sobre los datos del sistema, con permisos por rol y trazabilidad de lo que hicieron, y no sobre portales de terceros. Lo desarrollamos en la guía de gobierno de agentes de IA en el ERP funerario y en el módulo de SFUN MCP.

Hoja de ruta: 30, 60 y 90 días

Un plan realista para un grupo funerario multisede en Colombia, ordenado por retorno y no por dificultad técnica:

Cómo medir si funcionó

• Cobertura del canal formal: porcentaje de facturas de proveedores recibidas en el buzón designado, sobre el total contabilizado. Meta: por encima del 95 % al cierre del trimestre.
• Facturas con XML, no solo PDF: porcentaje de documentos recibidos en formato electrónico de generación con su documento de validación. Es el indicador que revela qué proveedores no están cumpliendo el artículo 35.
• Tiempo hasta el acuse de recibo: horas entre la recepción y el acuse. Si la mediana supera las 24 horas, el reloj de los tres días hábiles se le va a vencer de forma sistemática.
• Reclamos dentro de plazo: proporción de diferencias detectadas y reclamadas dentro de los tres días hábiles, sobre el total de diferencias detectadas. Todo lo que caiga fuera de plazo es dinero que ya no se puede discutir.
• Facturas sin orden de compra ni recepción: el indicador de control interno que de verdad importa, y el que un auditor va a pedir primero.
• Documento soporte dentro de plazo: porcentaje generado el mismo día de la operación o dentro de la semana acumulada, según la modalidad que haya adoptado.

Errores comunes

• Reemplazar el robot por otro robot. Poner a una persona a resolver captchas a mano, o buscar una automatización que evada el control, mantiene intacto el problema de fondo y ahora además va contra las reglas de uso del servicio de la DIAN.
• Confundir validado con deducible. Ya lo dice el artículo 34: la revisión es del adquirente. El catálogo no le certifica un costo.
• Aceptar que los proveedores manden solo PDF. Si su compañía es adquirente facturador electrónico, la norma le da derecho al XML con su documento de validación. Renunciar a eso es renunciar a poder automatizar después.
• Dejar el recibo del bien en contabilidad. Quien recibe es quien opera. Un evento generado desde un escritorio semanas después documenta una ficción.
• Tratar la recepción como un tema de TI. El canal, el plazo y la responsabilidad son decisiones de la dirección financiera. La tecnología solo las ejecuta.
• Olvidar los NIT secundarios. En grupos funerarios de Colombia con varias sociedades —funeraria, parque cementerio, previsión— cada NIT tiene su propia habilitación y su propio buzón. Auditar solo el principal deja el resto abierto.

Preguntas frecuentes

¿La DIAN prohibió consultar el catálogo de factura electrónica?

No. La consulta sigue disponible en Colombia; lo que cambió desde el 28 de julio de 2026 es que exige el número de identificación del emisor o del receptor para consultar y de nuevo para descargar, y que bloquea consultas automatizadas pidiendo comprobación humana. La propia DIAN aclaró que el bloqueo no implica la suspensión del acceso al servicio.

¿Entonces cómo obtengo las facturas de mis proveedores?

Exigiéndolas a sus proveedores por el canal que usted designe, que es lo que manda el artículo 35 de la Resolución 000165 de 2023. Si su funeraria es adquirente facturador electrónico, el proveedor debe entregarle el XML junto con el documento electrónico de validación, en el contenedor electrónico, al correo que usted registró en la habilitación, a cualquier otro medio que usted señale, o por transmisión servidor a servidor si hay acuerdo.

¿Sirve de algo que la factura aparezca validada por la DIAN?

Sirve para saber que cumple los requisitos formales, y nada más. El artículo 34 de la Resolución 000165 de 2023 es explícito: la responsabilidad sobre la exactitud y el cumplimiento sustancial es del facturador y de los demás responsables, y la revisión para efectos del artículo 771-2 del Estatuto Tributario es responsabilidad del adquirente. En Colombia, que un documento esté validado no le garantiza a su funeraria el costo ni el IVA descontable.

¿Qué pasa si dejo vencer los tres días hábiles?

La factura se considera irrevocablemente aceptada y puede circular como título valor. Perdió la posibilidad de reclamar contra su contenido: si el proveedor cobró de más, si el servicio no se prestó o si el arreglo floral llegó incompleto, esa discusión ya no está disponible por esa vía. Para una operación funeraria con compras dispersas por sede, es el riesgo más subestimado de todo el proceso.

¿Mis proveedores pequeños también tienen que mandarme XML?

Los que están obligados a facturar electrónicamente, sí. Los que no están obligados a expedir factura no le van a entregar nada: en ese caso es su compañía la que debe generar el documento soporte en adquisiciones con no obligados, según la Resolución 000167 de 2021, dentro de los plazos previstos —el mismo día de la operación, o acumulado semanalmente por proveedor—. En funerarias de Colombia esta cola larga es grande y suele ser la peor documentada.

¿Puedo usar un agente de IA para gestionar las facturas de proveedores?

Para consultar el catálogo público de la DIAN, no: está explícitamente bloqueado desde el 28 de julio de 2026. Para trabajar sobre los documentos que ya entraron a su ERP por el canal formal, sí, y ahí es donde aporta valor real: detectar facturas sin orden de compra, diferencias de precio contra la orden, duplicados, proveedores nuevos sin verificar o gasto atípico por sede. La diferencia está en dónde vive el dato.

En resumen

El cambio del 28 de julio de 2026 en el catálogo de la DIAN es, visto de cerca, un favor incómodo. Le quitó a los equipos financieros de Colombia un atajo que enmascaraba un proceso de recepción mal montado, y los devuelve a lo que la norma siempre dijo: el proveedor le entrega el documento, usted define el canal, usted revisa, y el reloj corre desde que lo recibe. La compañía que use estas semanas para arreglar el buzón de habilitación, comunicar un canal único a sus proveedores y llevar el recibo del bien a la sede va a salir con un control interno más fuerte del que tenía antes del bloqueo.

Si quiere ver cómo se conecta esto con el resto de la operación, la guía de facturación electrónica funeraria en Colombia cubre el lado de la emisión, y la guía de cierre contable y consolidación multisede muestra dónde termina impactando todo esto cuando hay varias sociedades y varias sedes.